Как грамотно составить деловое письмо

При ведении делового сотрудничества с иностранными партнерами большое значение имеет место переписки. И неважно, будет ли деловое общение  электронным или бумажным.  Письмо, составленное по правилам делового стиля, повышает гарантии бизнес-контактов и улучшает эффективность делового партнерства.
Какие же правило необходимо учитывать при составлении деловых писем на английском языке?
Огромное значение имеет не только отсутствие орфографических и грамматических ошибок, но структура и оформление письма.
Как правило, деловое письмо пишется на бланке организации и там уже указаны реквизиты отправителя. В этом случае достаточно напечатать адрес получателя.
Примеры написания адреса:

Mr A Harper
"E" Division Headquarters
Hessle Police Station
Hessle High Road
Hull HU4 7BA
UK

или

Ms Julia Fedotova
30 Novokuznetskaya Str.
Apt. 12
Moscow 115054
Russia

При отсутствии делового  бланка адрес отправителя пишется в правом верхнем углу листа. Затем ниже после пробела слева указывается адрес получателя.  Под адресом получателя, после пробела указывается дата написания письма, затем вновь пробел, после чего следует обращение.

Примеры обращений:

Dear Mr Brown /Dear Mrs Langton /Dear Ms Kay , etc.
Your Excellency - Ваше Превосходительство (так следует обращаться к послу)
Dear Mr President - Уважаемый господин президент

В деловой переписке также используют выражение

To whom it may concern (в ситуациях, когда у пишущего нет возможности узнать имя, пол и должность человека, к которому обращаются с просьбой). Речь может идти и об  информационных письмах, адресованных большому числу людей/учреждений, о претензиях в адрес предприятий и организаций.

Довольно часто в этих же случаях употребляют обращение

Dear Sir/Madam

Несколько рекомендаций по составлению деловых писем:

При составлении делового письма нужно также помнить, что даже в случае, если ваш ответ на чью-либо просьбу отрицательный, тон письма должен быть вежливым, например:

Please accept my apologies for sending such a negative reply to your kind enquiry

В конце письма, перед подписью используют устойчивую форму вежливости:

Yours sincerely - Искренне ваш(а) (если имя получателя известно)
или
Yours faithfully (если речь идет о письмах с обращением Dear Sir/Madam).


В деловых бумагах встречаются такие выражения и фразы:

 


Центр международного общения "Язык Плюс" предлагает курсы изучение английского языка.

Наш Центр готов предложить курсы различного возрастного направления по приемлемым ценам: